« Grâce à cette solution, nos consultants ont pu gagner beaucoup de temps et se concentrer sur les tâches qu’ils préfèrent et qui ont la plus grande valeur ajoutée : le recrutement, la sélection et la planification.
Chez Werkers, l’agence spécialisée dans le travail intérimaire pour le secteur agricole et horticole, le nombre d’intérimaires occupés au quotidien varie fortement au fil des saisons, ce qui s’accompagne également de pics au niveau de l’administration. Afin d’y faire face au mieux, Werkers a décidé d’automatiser un maximum de processus. Depuis, BrightStaffing gère tout, du contrat au paiement et à la facturation, de manière efficace, rapide et précise. Afin d’y faire face au mieux, Werkers a décidé d’automatiser un maximum de processus. Depuis lors, BrightStaffing est chargée de mener à bien chaque étape – des contrats aux paiements, en passant par la facturation –, et ce, rapidement et minutieusement.
« En été, la période la plus chargée, nous occupons chaque semaine environ 1 500 travailleurs intérimaires. Lors des périodes plus calmes, ce chiffre redescend aux alentours de 300-400 », nous explique Bart Van Weyenberg, directeur adjoint. « Nous devons par conséquent nous préparer à nouveau chaque année afin d’assurer la continuité des activités l’année suivante, ce qui représente un sacré défi. C’est la raison pour laquelle nous avons décidé d’automatiser au maximum notre administration et la gestion des contrats. »
Depuis le début de l’année, Werkers fait pour ce faire appel à BrightStaffing, qui a numérisé et automatisé tous les processus du middle-office et du back-office. Werkers a dans un premier temps fait un énorme pas en avant au niveau de la gestion de contrats. Bart poursuit : « Dans le secteur agricole et horticole, le gouvernement nous oblige à établir des contrats journaliers pour le travail saisonnier. Si quelqu’un preste 50 jours, il reçoit donc un contrat par jour pendant 50 jours. Auparavant, nous devions prolonger pratiquement chaque contrat un par un, une tâche vraiment complexe. Grâce à BrightStaffing, nous sommes désormais en mesure de créer des prolongations de contrat en quelques clics, y compris pour de gros volumes. Cela représente un gain de temps énorme pour nos collaborateurs et libère du temps pour les tâches qu’ils aiment le mieux et qui ont le plus de valeur ajoutée : le recrutement, la sélection et la planification. Autre élément important : ils peuvent compter sur un environnement de travail vraiment stable. Depuis le début de notre collaboration avec BrightStaffing, le nombre de secondes durant lesquelles le système n’a pas (bien) fonctionné est presque nul. »
BrightStaffing a par ailleurs imaginé une solution pour numériser l’encodage et l’approbation des prestations. « Dans notre secteur, tous les clients et tous les travailleurs intérimaires n’ont pas encore pris le train du numérique en marche. Par le passé, les prestations étaient dès lors transmises par des voies très diverses : par e-mail, via un état de prestations imprimé ou encore sous forme de documents scannés. Il s’agissait d’un processus complexe et chronophage, présentant un grand risque d’erreurs. Nous rêvions donc d’avoir un outil qui permettrait d’encoder et d’approuver facilement les prestations, sans trop de chipotages avec des mots de passe. BrightStaffing a imaginé une solution pratique qui envoie chaque semaine un lien aux clients : ils n’ont qu’à cliquer sur ce lien pour encoder et gérer les prestations. »
Ensuite, Werkers n’a plus qu’à vérifier et confirmer le tout rapidement, après quoi les prestations peuvent être facturées et payées. Bart ajoute avec enthousiasme : » Là encore, cela représente un énorme gain de temps. Nous limitons en outre ainsi les éventuelles erreurs au maximum. Les clients sont désormais payés et facturés en fonction de ce qu’ils ont eux-mêmes encodé. Et pour les clients qui préfèrent malgré tout un environnement protégé par mot de passe dans lequel consulter leurs factures, leur bilan social et leurs prestations, cette option est toujours possible. »
Il est donc crucial que nos travailleurs intérimaires considèrent Werkers comme un employeur fiable qui paie correctement et à temps. Un objectif que BrightStaffing nous aide à atteindre.
Les travailleurs intérimaires tirent eux aussi de nombreux avantages de cette nouvelle méthode de travail, en premier lieu parce qu’ils reçoivent, tout comme les clients, moins de paperasse, mais aussi parce qu’ils sont payés plus rapidement, correctement et à temps. « Plus de la moitié de nos travailleurs intérimaires sont depuis peu en Belgique. Ce sont souvent des réfugiés pour qui il s’agit de la première expérience professionnelle sur le marché de l’emploi belge. Il est important que celle-ci se déroule au mieux et dans un contexte de confiance. Dans ce groupe cible, les informations sur les employeurs circulent en outre rapidement, il est donc crucial qu’ils considèrent Werkers comme un employeur fiable qui paie correctement et à temps. Un objectif que BrightStaffing nous aide à atteindre. »
BrightStaffing est toujours facile à joindre. Ils ont extrêmement bien suivi l’implémentation et peut-être le plus important : ils réfléchissent avec nous.
Pourquoi avoir opté pour cette solution plutôt que pour un autre fournisseur ? Pour le choix de notre logiciel, nous nous sommes fait conseiller par HRLinkiT. En tant qu’architecte informatique, ils ont comparé les différentes options et nous ont également épaulés dans l’implémentation afin d’assembler les différents maillons. Une raison importante qui explique qu’on ait choisi BrightStaffing vient du fait que, via des API, cet outil peut facilement être relié à d’autres systèmes, tels que notre logiciel de front-office Carerix et le système de Partena. Nous pouvons ainsi continuer à nous développer autour de BrightAnalytics de manière orientée vers l’avenir. La nature de l’entreprise, qui se manifeste également dans notre collaboration, a aussi joué un rôle. Nous pouvons très rapidement et aisément faire appel à eux : BrightStaffing est toujours facile à joindre. Ils ont extrêmement bien suivi l’implémentation et peut-être le plus important : ils réfléchissent avec nous. Du fait de notre travail saisonnier, nous nous trouvons sur un marché très spécifique. BrightStaffing n’a pas ménagé ses efforts pour se familiariser avec notre législation et notre fonctionnement en très peu de temps et pour implémenter une solution adéquate. Cela montre bien à quel point ils sont flexibles. Un mot qui les décrit parfaitement, maintenant que j’y pense. »
L’agence d’intérim Werkers – qui célèbre son 25e anniversaire en 2023 – se concentre essentiellement sur le travail intérimaire dans le secteur agricole et horticole, et occupe pour ce faire entre 300 et 1 500 travailleurs saisonniers par semaine en fonction de la saison et des récoltes. En coulisses, tout se déroule désormais de manière totalement automatisée, de la gestion des contrats à la rémunération et à la facturation, et ce, grâce à la solution de BrightStaffing créée sur mesure.