“Dankzij deze oplossing is er veel tijd vrijgekomen voor onze consultants om zich te focussen op de taken die ze het liefst doen en die ook de grootste meerwaarde hebben: rekrutering, selectie en planning.”
Bij jobspecialist Werkers – die gespecialiseerd is in uitzendarbeid in de land- en tuinbouw – varieert het aantal uitzendkrachten dat aan de slag is heel sterk met de seizoenen. En dat brengt ook pieken in de administratie met zich mee. Om die beter op te vangen, besloot Werkers zo veel mogelijk te automatiseren. Sindsdien leidt BrightStaffing alles vanaf contract tot uitbetaling en facturatie in goede, snelle én nauwkeurige banen.
“In de zomer – onze drukste periode – hebben we wekelijks zo’n 1.500 uitzendkrachten aan het werk. In kalmere periodes valt dit aantal terug tot 300 à 400”, begint adjunct-directeur Bart Van Weyenberg. “Het gevolg is dat we ons seizoen elk jaar opnieuw moeten opbouwen om continuïteit te verzekeren naar het nieuwe jaar toe. En dat is een hele uitdaging. Daarom hebben we ervoor gekozen om onze administratie en het contractbeheer zo veel mogelijk te automatiseren.”
Sinds begin 2023 doet Werkers daarvoor een beroep op BrightStaffing, dat alle processen van de mid- en backoffice heeft gedigitaliseerd en geautomatiseerd. In eerste instantie zette Werkers een enorme stap vooruit op het vlak van contractbeheer. “In de land- en tuinbouw legt de overheid ons op dat we voor seizoenarbeid met dagcontracten moeten werken”, vervolgt Bart. “Als iemand 50 dagen werkt, moet die dus 50 dagen na elkaar een contract krijgen. Vroeger moest elk contract zowat één voor één verlengd worden, wat erg complex was. BrightStaffing heeft ervoor gezorgd dat we die contractverlengingen nu met enkele muisklikken aanmaken, ook voor grote volumes. Dat levert een enorme tijdswinst op voor onze medewerkers. Zo komt er tijd vrij voor de taken die ze het liefst doen en waar ook de grootste meerwaarde in zit: rekrutering, selectie en planning. Zeker ook belangrijk: ze kunnen daarbij rekenen op een heel stabiel werkende omgeving. Sinds de opstart van BrightStaffing is het aantal seconden dat het systeem niet of niet goed werkte quasi nihil.”
Daarnaast bedacht BrightStaffing een oplossing om het ingeven en goedkeuren van prestaties te digitaliseren. “In onze sector zitten nog niet alle klanten en uitzendkrachten op de digitale trein. In het verleden werden prestaties dan ook op heel veel verschillende manieren doorgegeven: van een mail over een geprinte prestatiestaat tot gescande documenten. Het was een tijdsintensief, complex proces met een grote kans op fouten, dus droomden we van een manier om prestaties makkelijk in te geven of goed te keuren, zonder te veel gedoe met paswoorden. BrightStaffing bedacht een mooie oplossing waarbij klanten wekelijks een link toegestuurd krijgen, waarop ze alleen maar hoeven te klikken om prestaties in te geven en te verwerken.”
De nabewerking door Werkers beperkt zich daarna tot kort checken en bevestigen, waarna de prestaties gefactureerd en uitbetaald kunnen worden. “Ook dat levert een enorme tijdswinst op”, gaat Bart enthousiast verder. “Bovendien hebben we de foutenlast hierdoor tot een minimum beperkt. Klanten krijgen nu uitbetaald en gefactureerd wat ze zelf ingevuld hebben. En voor klanten die toch liever een met paswoord afgeschermde omgeving hebben waarin ze hun facturen, sociale balans en prestaties terugvinden: ook die optie is er nog altijd.”
Het is cruciaal dat ze Werkers ervaren als een betrouwbare werkgever die goed en tijdig betaalt. En daar ondersteunt BrightStaffing ons in.
Ook de uitzendkrachten zelf ervaren veel voordelen van de nieuwe manier van werken. In de eerste plaats omdat ook zij – net als de klanten – minder papier mee naar huis krijgen. Maar ze worden ook sneller, correct en tijdig verloond. “Onze uitzendkrachten zijn voor meer dan 50% nieuwkomers in België. Vaak gaat het om vluchtelingen die hun eerste werkervaring opdoen op de Belgische arbeidsmarkt. Het is belangrijk dat die positief en vol vertrouwen verloopt. In die doelgroep gaat nieuws over werkgevers bovendien snel rond. Het is cruciaal dat ze Werkers ervaren als een betrouwbare werkgever die goed en tijdig betaalt. En daar ondersteunt BrightStaffing ons in.”
BrightStaffing is altijd vlot bereikbaar. Ze hebben de implementatie ontzettend goed opgevolgd. En misschien wel het belangrijkste: ze denken met ons mee.
Waarom ze voor deze oplossing kozen en niet voor een andere leverancier? “We hebben ons in de keuze qua software laten begeleiden door HRLinkiT. Als een architect hebben zij de verschillende opties naast elkaar gezet, en ons ook in de implementatie begeleid om alle verschillende schakels aan elkaar te koppelen. Een belangrijke reden waarom we voor BrightStaffing kozen, is het feit dat ze via API’s makkelijk verbinden met andere systemen, zoals onze frontsoftware Carerix en het systeem van Partena. Dat maakt dat we toekomstgericht rond BrightStaffing kunnen blijven bouwen. Daarnaast was er de aard van het bedrijf, die zich ook toont in onze samenwerking. We kunnen heel snel en vlot schakelen. BrightStaffing is altijd vlot bereikbaar. Ze hebben de implementatie ontzettend goed opgevolgd. En misschien wel het belangrijkste: ze denken met ons mee. Door onze seizoenarbeid zitten we op een heel specifieke markt. BrightStaffing heeft veel inspanningen gedaan om onze wetgeving en werking op zeer korte termijn te leren kennen en een navenante oplossing te implementeren. Dat geeft aan hoe flexibel ze zijn. Nu ik er zo over nadenk: een woord dat hen perfect samenvat.”
Uitzendkantoor Werkers – in 2023 bestaan ze precies 25 jaar – is voornamelijk gericht op uitzendarbeid in de land- en tuinbouw, en schakelt daarvoor variërend met de seizoenen en teelten tussen de 300 en 1.500 seizoenarbeiders in per week. Achter de schermen verloopt alles van contractbeheer tot verloning en facturatie voortaan volledig automatisch, aangestuurd door de op maat uitgewerkte oplossing van BrightStaffing.