Tout au long du projet, BrightStaffing nous a consacré énormément d’énergie et d’attention, et ils nous ont toujours aidé à penser en termes de solutions plutôt que de problèmes. Ils ont vraiment agi en tant que partenaire, ils se sont dépassés pour respecter les délais, qui étaient loin d’être faciles à tenir, et tout a été livré à temps, avec la qualité à la clé.
Quand nous nous sommes entretenus avec Eric Dantinne et Frederik Cremers de la société d’intérim IMPACT, ils venaient de clore une période de numérisation stimulante. En plus d’un rebranding avec une identité visuelle davantage au goût du jour, ils ont aussi opté pour un nouveau site web automatiquement connecté aux clients, aux candidats et aux outils externes. Comme si ce n’était pas encore suffisant, ils sont aussi passés chez BrightStaffing et ont également changé de secrétariat social. Et ce, en six mois à peine et sans les « maladies de jeunesse » typiques.
Le groupe belge IMPACT est l’une des principales sociétés d’intérim spécialisées dans les profils des secteurs technique et de la construction. Avec quelque 23 agences en Belgique et des filiales en Pologne et en Roumanie, elle réalise un chiffre d’affaires total de plus de 50 millions d’euros en Belgique et fait travailler chaque jour pas moins de 1 000 intérimaires belges ou étrangers. En coulisses, un front-office, un middle-office et un back-office garantissent que tout se déroule pour le mieux, du recrutement à la rémunération, en passant par le contrat et les feuilles de présence. Et BrightStaffing joue en cela un rôle primordial.
En coulisses, un front-office, un middle-office et un back-office garantissent que tout se déroule pour le mieux, du recrutement à la rémunération, en passant par le contrat et les feuilles de présence. Chez IMPACT, nous implémentons depuis quelques années une approche best-of-breed pour notre logiciel », explique le directeur IT, Frederik Cremers. « De l’outil de suivi de candidature, où ont lieu le recrutement et la sélection, en passant par le middle-office, où on établit les contrats, paie les intérimaires et facture les clients, jusqu’au back-office : tout cela était auparavant géré dans un seul et même système, mais nous n’en étions pas totalement satisfaits. Nous étions conscients qu’il valait mieux scinder notre activité en plusieurs processus avec des solutions distinctes, chaque éditeur de logiciels ayant en effet sa propre spécialisation.
« Grâce à leur approche API-first, BrightStaffing se connecte facilement avec d’autres systèmes. » »
La société a donc changé de cap au milieu de l’année 2020 et a décidé de confier son middle-office à BrightStaffing. « Tant pour le front-office que pour le middle-office, nous voulions une solution SAAS dans le cloud », poursuit Frederik Cremers. « C’était important pour nous, car nous voulions réduire le nombre de nos serveurs. Un autre avantage est que toutes les mises à jour et les modifications ont lieu automatiquement. Pour notre middle-office, nous avons choisi BrightStaffing, qui nous permet de coordonner les contrats journaliers, hebdomadaires et mensuels avec nos intérimaires, le payroll et la facturation à nos clients. L’outil envoie également les factures à notre système de comptabilité et les bordereaux de salaires à notre secrétariat social. Il comprend aussi un portail clients sur lequel ces derniers peuvent consulter leurs factures et leurs documents sociaux, mais aussi approuver les feuilles de présence de leurs intérimaires.
Puisque le front-office et le middle-office sont désormais gérés dans des outils distincts, il est bien sûr crucial que les deux systèmes puissent communiquer entre eux. « Cela n’est possible qu’au moyen d’un solide API, et c’est justement ce qui différencie BrightStaffing des autres », s’enthousiasme Frederik Cremers. « Ils appliquent une approche API-first qui leur permet de se connecter très simplement avec d’autres systèmes. Nous pouvons ainsi envoyer des données du front-office au middle-office, et de là, jusqu’au back-office également, si nécessaire. »
Puisque BrightStaffing collabore exclusivement avec Partena, IMPACT s’est trouvé contraint de changer en même temps de secrétariat social. « Il va de soi que l’ensemble de la transition qu’on a faite était un processus des plus importants », explique Eric Dantinne, CEO. « La qualité de la rémunération des intérimaires est cruciale dans notre secteur. Les gens veulent être payés correctement et à temps. À ce niveau, BrightStaffing a marqué des points. Ils sont parvenus à effectuer l’intégralité du projet de manière qualitative et dans un délai très court : en six mois de temps, tout était configuré en fonction de nos besoins. Grâce à l’intégration poussée avec le secrétariat social, les intérimaires sont désormais payés de façon totalement automatisée. Mais autrefois, c’était tout autre chose : nous avions recours à un processus de téléchargement, avec tous les problèmes y afférents, et il y avait chaque semaine des problèmes avec des salaires qui ne parvenaient pas à leur destinataire. »
Et Frederik Cremers de compléter : « Lors d’un tel projet, il y a en général une phase de quelques mois durant laquelle surviennent des problèmes ou des maladies de jeunesse, mais avec BrightStaffing, ils étaient très restreints. Surtout au niveau des paies et de la facturation, où il n’y a eu presque aucun problème. Cela signifie que nous avons pu faire la transition sans trop souffrir, ce qui n’était pas évident étant donné la complexité du processus. Tout au long du projet, BrightStaffing nous a consacré énormément d’énergie et d’attention, et ils nous ont toujours aidé à penser en termes de solutions plutôt que de problèmes. Ils ont vraiment agi en tant que partenaire, ils se sont dépassés pour respecter les délais, qui étaient loin d’être faciles à tenir, et tout a été livré à temps, avec la qualité à la clé. »
« On sent bien que les gens de BrightStaffing viennent du secteur. Ils en connaissent tous les tenants et les aboutissants. »
Pour finir, Eric Dantinne revient sur l’approche dynamique et axée clients : « On sent bien que les gens de BrightStaffing viennent du secteur. Ils en connaissent tous les tenants et les aboutissants, ce qui facilite le dialogue. De plus, ils réfléchissent avec nous : si nous avons une demande dont ils savent qu’elle peut aussi être intéressante pour d’autres clients, ils n’hésiteront pas à adapter leur système, pour nous et en faveur de leurs autres clients. Nous considérons donc cela comme un véritable partenariat. »
Selon Frederik Cremers, BrightStaffing va même encore plus loin : « Nous constatons qu’ils tiennent compte de leurs clients jusque dans leur propre feuille de route. Ils organisent de temps en temps des entretiens pour discuter de nos attentes et il y a parfois des séances où on nous demande, en tant que client, de réfléchir à certains défis. Ainsi, les clients eux-mêmes contribuent en partie à ce système. Dans d’autres sociétés, c’est beaucoup moins d’actualité : ils font davantage les choses en interne, tandis que BrightStaffing est vraiment à l’écoute des clients et de leurs souhaits. »