“Tijdens het hele project heeft BrightStaffing ons heel veel energie en aandacht geschonken, en altijd meegedacht in oplossingen, in plaats van in problemen. Ze traden op als een partner. Ze gingen de extra mile door deadlines te respecteren die zeker niet makkelijk waren. Alles werd op tijd en kwalitatief opgeleverd.”
Wanneer we Eric en Frederik van uitzendorganisatie IMPACT spreken, hebben ze er net een uitdagende periode van digitalisering opzitten. Naast een rebranding met een meer up-to-date huisstijl, kozen ze voor een nieuwe website die automatisch koppelt met klanten, kandidaten en externe tools. Alsof dat nog niet voldoende was, switchten ze bovendien naar BrightStaffing én veranderden ze van sociaal secretariaat. Op amper zes maanden tijd, en zonder de typische kinderziektes.
Het Belgische IMPACT is een van de grootste uitzendorganisaties gespecialiseerd in technische en bouwprofielen. Met zo’n 23 kantoren over heel België, en filialen in Polen en Roemenië, zetten ze in België in totaal een omzet van ruim 50 miljoen euro neer. Dagelijks zet het bedrijf maar liefst 1.000 uitzendkrachten uit binnen- en buitenland aan het werk. Achter de schermen zorgt een front-, mid- en backoffice ervoor dat alles – van rekrutering over contract tot timesheet en verloning – vlekkeloos verloopt. En daarin speelt BrightStaffing een sleutelrol.
“Sinds een aantal jaar implementeren we bij IMPACT een ‘best of the breed’-aanpak voor onze software”, begint IT Director Frederik Cremers. “Van het applicant tracking system – waar de rekrutering en selectie gebeurt – over de midoffice – waar we contracten maken, uitzendkrachten betalen en klanten factureren – tot de backoffice: vroeger beheerden we het allemaal in één systeem. Daar waren we niet helemaal tevreden over. We beseften dat het beter was om onze werking op te splitsen in deelprocessen met aparte oplossingen. Elke softwareleverancier heeft namelijk zijn eigen specialisatie.”
“Ze hanteren een ‘API first’-aanpak, waardoor ze in staat zijn om vrij eenvoudig te connecteren met andere systemen.”
Dus gooide het bedrijf het roer midden 2020 om, en besloot het de midoffice toe te vertrouwen aan BrightStaffing. “Zowel voor de frontoffice als de midoffice wilden we een SAAS-oplossing in de cloud”, gaat Frederik verder. “Dat vonden we belangrijk, omdat ons aantal eigen servers wilden beperken. Een bijkomend voordeel is dat alle updates en vernieuwingen bovendien automatisch gebeuren. Voor onze midoffice kozen we voor BrightStaffing: hierin coördineren we de week-, dag- en maandcontracten met onze uitzendkrachten, de payroll en de facturatie naar onze klanten toe. De tool stuurt de facturen ook naar ons boekhoudsysteem, en de loonstaten naar ons sociaal secretariaat. Er hoort ook een klantenportaal bij: daarin kunnen klanten hun facturen en sociale documenten zien, maar ook de timesheets van hun uitzendkrachten goedkeuren.”
Vermits de front- en de midoffice nu beheerd worden in aparte tools, is het natuurlijk essentieel dat beide systemen met elkaar kunnen communiceren. “Dat kan enkel met een sterke API, en dat is nu net wat BrightStaffing onderscheidt van de anderen”, zegt Frederik enthousiast. “Ze hanteren een ‘API first’-aanpak, waardoor ze in staat zijn om vrij eenvoudig te connecteren met andere systemen. Zo kunnen we data sturen van de front- naar de midoffice, en van daaruit – indien nodig – ook naar de backoffice.”
Omdat BrightStaffing exclusief samenwerkt met Partena, moest IMPACT tegelijk ook veranderen van sociaal secretariaat. “Het spreekt voor zich dat de hele switch die we doorgemaakt hebben, een erg belangrijk proces was”, legt CEO Eric Dantinne uit. “De kwaliteit van de verloning van de uitzendkracht is key in onze sector. Mensen willen correct en op tijd betaald worden. Wat dat betreft, heeft BrightStaffing punten gescoord. Ze slaagden erin om het hele project kwalitatief waar te maken op een hele korte termijn. Op zes maanden tijd was alles geconfigureerd op basis van wat we nodig hebben. Door de diepgaande integratie met het sociale secretariaat worden de uitzendkrachten vandaag volledig geautomatiseerd verloond. Dat was vroeger wel anders. Toen moesten we dit regelen via een uploadproces, met alle problemen van dien. Wekelijks waren er problemen met lonen die niet tot bij de uitzendkracht geraakten.”
Frederik treedt hem bij: “In zo’n project heb je doorgaans een fase van enkele maanden waarin je kinderziektes ervaart of problemen, maar die waren bij BrightStaffing beperkt. Zeker op het vlak van verloning en facturatie zijn er quasi geen problemen geweest. Dat betekent dat we zonder al te veel pijn de switch hebben kunnen maken, wat niet evident was, gezien de complexiteit van het proces. Tijdens het hele project heeft BrightStaffing ons heel veel energie en aandacht geschonken, en altijd meegedacht in oplossingen, in plaats van in problemen. Ze traden op als een partner. Ze gingen de extra mile door deadlines te respecteren die zeker niet makkelijk waren. Alles werd op tijd en kwalitatief opgeleverd.”
“Je voelt dat de mensen van BrightStaffing uit de sector komen. Ze kennen de ins en outs van de business.”
Tot slot noemt Eric nog de dynamische en klantgerichte aanpak: “Je voelt dat de mensen van BrightStaffing uit de sector komen. Ze kennen de ins en outs van de business, wat het makkelijk maakt om een gesprek te voeren. Bovendien denken ze met ons mee: als we met een vraag zitten waarvan ze beseffen dat die ook bij andere klanten kan spelen, zullen ze niet aarzelen om hun systeem aan te passen. Voor ons én ten voordele van hun andere klanten. Wij zien dit dan ook als een echt partnership.”
Volgens Frederik gaat BrightStaffing zelfs nog een stapje verder: “We merken dat ze in hun eigen roadmap rekening houden met hun klanten. Af en toe organiseren ze gesprekken om over onze wensen te spreken, en soms zijn er sessies waarbij we als klant gevraagd worden om mee te denken over uitdagingen. Dat maakt dat dit systeem voor een stuk door de klanten zelf gemaakt wordt. Bij andere partijen is dat toch veel minder aan de orde: zij zijn meer intern gefocust, terwijl BrightStaffing echt luistert naar de klanten en de behoeftes die we hebben.”